前阵子一个做财务的朋友找我，说她有一份工资表要发给HR负责人，要求两个条件：对方能打开看，但不能打印、不能复制、不能转发给别人。她试了几个PDF工具，有的只能加密码不能设权限，有的权限设了但对方用别的软件照样能复制。PDF加密和权限设置这事儿，看着是一回事，其实分两种情况：一种是“打开密码” ——对方不知道密码就打不开文件。这是最基础的加密。一种是“权限限制” ——对方能打开，但没法打印、没法复制

做行政、做人事、做调研的朋友，应该都遇到过这种情况：发出去一份PDF表单让大家填写，收回来几十上百份，需要把里面的数据汇总整理。一份一份打开看、复制、粘贴，弄完眼睛都快花了。我之前帮公司做一次内部调研，发了50多份PDF问卷出去，收回来之后要整理所有人的填写结果。我的第一反应是一份份打开PDF，找到填写的字段，把内容复制到Excel里。弄到第20份的时候已经有点晕了，不小心把两个人的数据填反了，后

做汇报的、做方案的、做培训课件的朋友，应该都遇到过这个场景：PPT做完了，要发给客户或领导，但对方要求PDF格式。原因五花八门——有的怕PPT字体丢失排版乱了，有的怕内容被随意修改，有的就是习惯用PDF看文件。我有一回做了个四十多页的方案PPT，客户说“你转成PDF发我吧，我手机上看”。我当时心想，这还不简单，PPT自带的“另存为PDF”点一下就行。结果转出来之后自己先看了一眼，有两页的字体变了，

做财务、行政、数据分析的朋友，应该都遇到过这个情况：Excel表格做得好好的，列宽调好了，打印预览也正常。结果另存为PDF发出去，对方打开一看——列宽全变了，数字挤成一团，有些列直接显示“######”。我之前做一份季度数据报表，12列数据，行数不多就40行。Excel里调好列宽，每列内容都完整显示。结果用WPS自带导出PDF，打开一看，有三列被截断了，数字显示不全。重新调列宽、重新导出，反复了三

做内容采集、文字整理、或者数据清洗的朋友，应该都遇到过这个需求：手头有一批PDF文件，需要把里面的文字全部提取出来，整理成纯文本格式，方便后续做搜索、分析、或者导入数据库。我之前做过一个项目，需要从200多份PDF报告里提取全部文字内容，建立全文检索库。一开始的思路是PDF转Word，再另存为TXT，但200多份文件做下来效率太低了。后来换了直接转纯文本的方式，省掉了中间步骤。试了好几种工具，有的

苹果用户应该都遇到过这个情况：拍的照片格式是HEIC，发给别人对方打不开，或者上传到某个网站提示“格式不支持”，要你先转成JPG。我之前拍了一组产品照片，五十多张，全是HEIC格式。同事要拿去放PPT里，直接发给他，他说“打不开，全是空白”。我又在微信里重新发了一遍，这次微信自动转成了JPG，但画质明显被压缩了，放大看糊得很。然后我开始找能批量转HEIC的工具。试了几种：网上搜到的免费转换网站，传

发出去的文件被别人随意修改、复制、打印，这是很多做合同、标书、内部资料的人担心的问题。PDF的权限管理功能就是解决这个事的——设置好之后，对方只能看，不能改、不能复制、不能打印。我之前发一份报价单给客户，PDF格式，没设任何限制。结果客户直接复制了里面的内容，拿去跟别家比价，连我的公司名称都没改。后来学乖了，发出去的正式文件全部加上权限限制——禁止复制、禁止打印、禁止编辑。但设置权限这事，看着简单

不整虚的，直接模拟一个现实场景：周二下午三点，你收到一份客户发来的扫描版合同PDF——32页，含6张盖章页、3个表格、2处手写批注，老板要求“半小时内把文字提取出来，改几个条款，重新打印签字”。你打开电脑，拿出三样东西：一杯咖啡、一个备用手机、一个不崩溃的心态。然后用两款国产小程序分别跑一遍，看谁能帮你活过这个下午。测试素材：一份8页的扫描版PDF，全是标准宋体正文，清晰度中等（200dpi，手机

上个月做季度汇报，领导扔过来一份40页的PDF产品手册，说“转成PPT，下午三点要讲”。我打开电脑，找了个以前用过的海外转换工具，传完文件等了两分钟，下载下来一看——每页内容倒是进去了，但排版全散架：标题跑到了页面底部，图片和文字叠在一起，三张表格全变成了乱码。我花了一个半小时手动调整每一页的布局，午饭都没吃，最后汇报时还是发现有两页的序号标错了。从那天起我就发誓，要把市面上所有PDF转PPT的工

上个月给客户发一份报价合同，涉及到具体金额和条款，老板特意叮嘱“加密再发，密码单独微信告诉对方”。我心想这还不简单，打开电脑找以前装过的PDF加密软件，结果弹窗提示“免费版只能加密5页，完整版年费299”。换了个在线工具，上传、设密码、生成，折腾十分钟终于弄好了。结果客户收到后打不开，说“密码错误”，我重新试了一遍，发现那工具加密算法有bug，中文密码识别异常。最后又重做一遍，客户等得不耐烦，老板

上个月法院要我们提交一批证据材料，对方律师要求“每一页证据单独成一个PDF文件，按页码编号命名”。我手头是一份482页的扫描版合同卷宗，逐页手动拆分？那得干到天亮。我找了个海外号称“免费拆分”的在线工具，传完文件等了30秒，弹窗提示“免费用户单次最多拆分50页，超出需付费$9.99”。换另一个，又说“总页数超过100页请升级会员”。那天晚上我真是边骂边想办法，最后用国产小程序三分钟搞定。今天就把2

上个月帮公司整理年度供应商合同，十几个部门发来的PDF散件，加起来37份，要合并成一个完整册子给老板审。我打开以前收藏的某海外合并工具，传完第5份就提示“免费用户单次最多合并5个文件”，要我升级会员。换另一个，又说“总页数超过50页需付费”。折腾一上午没干成，最后只能手动复制粘贴，页码全乱，差点被老板骂。那之后我花了一周时间，把市面上能用的PDF合并工具全试了一遍，今天就把2026年国内免费的实测

说起来有点丢人。刚实习那会儿，领导扔给我一份200多页的项目图册PDF，让我按章节拆成独立文件归档。我当时脑子里只有一条路——用电脑自带的PDF阅读器打开，按章节页数一份一份“另存为”。光这份活干了整整一下午，中间还手抖点错了几次，辛辛苦苦存好的文件又得重来。后来知道有专门的PDF拆分工具，但也踩过不少坑。有的拆到一半弹付费窗口，有的拆出来页码全乱，还有的干脆把清晰度直接压糊了。最离谱的是有个工具

去年年底财务要求把十二个月的发票扫描件按顺序合成一个PDF存档，我手头一共47个文件。用惯了的一个工具刚传了不到20个就弹窗——“免费用户单次最多合并5个文件，升级会员无限合并”。当时急着交材料，我愣是用它分了十次合并，再把合出来的几个中间文件合一次，来来回回折腾了快半个小时。合完之后翻了一遍，发现有两个月份的顺序还反了，又得重来。从那以后我对PDF合并这件事就格外敏感。最近干脆把市面上12款能免

读研那会儿，导师发来一份PDF版的论文批注，32页，双栏排版，带脚注和公式，让我直接在原文上改。我当时想都没想，网上随手搜了个免费在线转换，传上去等了两分钟，下载回来打开——整个人当场傻了。目录页的页码全部飞到了正文中间，参考文献的编号变成了几十个互不关联的文本框，最崩溃的是导师用红色批注标注的几处修改意见直接消失了。那天晚上我在自习室一行一行手动调整格式，调到了凌晨三点。第二天导师问改好了没有，

PDF转图片这个需求，看起来简单，实际坑不少。有的工具转出来分辨率骤降到72dpi完全没法用，有的免费只能转前几页剩下要付费，还有的输出格式只有JPG不给你PNG的选项。这次我找了12款能免费用的PDF转图片工具，系统性地测了一遍，每款都给出具体数据和评分，方便直接对比。测试文件三份：30页图文混排产品手册（文字为主，含高清产品图）、15页合同扫描件（300dpi灰度）、50页学术论文（带矢量图表

去年评职称那会儿，我真被PDF压缩这事儿整破防了。申报系统要求单个文件不超过5MB，我手里的扫描件材料动不动就是几十兆。一开始偷懒找了个网上随便搜的工具，传上去等了半天，下载回来一看——文字虚得像蒙了层毛玻璃，公章糊成一团红色色块。被退回来的时候人事大姐还特意打电话过来：“你这个材料看不清楚啊。”后来我自己较真了，干脆拉了个小测评，把市面上能找到的12款免费PDF压缩工具挨个试了一遍。测试文件准备

年底报销这事儿我实在是怕了。去年财务要求把十二个月的发票扫描件按顺序合成一个PDF存档，我手头一共47个文件。用惯了的一个工具刚传了不到20个就弹窗——“免费用户单次最多合并5个文件，升级会员无限合并”。当时急着交材料，我愣是用它分了十次合并，再把合出来的几个中间文件合一次，来来回回折腾了快半个小时。合完之后翻了一遍，发现有两个月份的顺序还反了，又得重来。从那以后我学乖了，干脆自己动手把市面上12

我之前整理一批从各部门收上来的合同扫描件，差点被拆分和旋转这两个连环操作整出职业病。那批文件是这样一个情况：一份PDF里混着几十份独立合同，每份合同页数不等，有的横版有的竖版，有的甚至一页横一页竖交替出现。我的任务是把每份合同拆成独立文件，同时把横版页面全部旋转成竖版，保证归档之后方向统一。听起来流程很清晰对吧？但实际做起来就是噩梦。我先用工具拆出几十个独立PDF，然后逐个打开检查哪些页面方向不对

说出来不怕你笑话，我人生中干过一件极其原始的事——给一份没有页码的PDF手动加编号。当时是帮导师整理一份100多页的课题申报材料，各种来源的PDF拼在一起，原文件都没页码。导师翻了翻说：“这没页码我审的时候怎么跟你讲第几页有问题？”我脑子一抽，用PDF阅读器的文本框工具，一页一页手工敲上了“1、2、3……”敲到50几页的时候手滑点错关了文件没保存，直接心态崩了。后来发现这世上居然有专门给PDF批量