讲讲我的不丰富的远程办公经验和推荐一些办公利器|社区征文

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讲讲我的不丰富的远程办公经验和推荐一些办公利器|社区征文

虽然我现在还是还是一名在校生,但是远程办公经验可以说已经十分丰富了。我从去年十二月份至今一直在进行部分类似社群运营的工作,不过也只是小弟。在大一的时候和朋友一起运营过一段时间装修建材领域的公众号。还有现在在给某深度学习开源框架干了文档评估的工作。这些都算得上是远程办公吧!哈哈哈哈。

下面以一个不正经打工人的身份来谈一谈我的远程办公心得体会吧!

一、如何高效远程沟通

这点不光是从我的远程工作经验、还有我与别人的合作中都对高效远程沟通的重要性深有体会。我的社群运营上司是一个有好几年工作经验的运营大佬,他有什么idea都会先写一个文档,然后写一个规则文档,罗列十分清楚,不懂的再去问他,他也是想清楚了,规划好了,再去问他为什么不怎样怎样,他也能说清楚为什么不这样?

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当然,你写很多规则文档,很多人是不去看的,这点我深有体会,有时候你写一大堆策划,别人根本一眼都不看,最后他就按照自己认为的来干。远程沟通就是经常遇到别人对你发的消息不理不顾,对于这种人,如果是你手下的人,我们只能故意打错一个错别字,让他找出来,哈哈哈哈哈哈哈。

要及时处理消息,不要堆积之后一回看完消息,然后有些人的事情又忙忘了,然后有些群的消息比较多,这种群尽量不要发通知和重要文件,可以一个群交流,一个群发文件或重要通知。

然后尽量不要发语音,感觉听语音消息太低效,点一下再到语音响起来就需要一秒钟。然后远程办公很多时候是不适合语音通话或者视频通话的,因为有时候家里老人小孩在休息,或者邻居搞装修,声音很吵。我觉得应该发图文信息,将文字重点做成一张图片比较好。

比如下图人民日报的这种图片,在那种在线做海报的网站做这种图片也要不了多长时间,这样一目了然,条理分明,当然也可以使用思维导图工具来画思维导图。

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二、远程协同如何保证安全性?

是的,远程协同的文档、资料等文件都在网络上传来传去,是比较危险。对此,我工作中暂时没有接触到需要保密的商业内容。

但是我们还是做了一些措施保证安全性,首先是进行了权限管理,有些人有查看权限、有些人还有编辑、下载权限。另外,还可以加上动态水印,可以知道是谁外泄了文档。

另外,使用在线会议开会时,每个人尽量实名并且打开摄像头后设置不可加入,可以防止无关人员进入。

三、如何保证远程办公也高效?

首先就是和喝水一样,少量多次,开会要开参会人数少的、开会时间短的会,少开参数人数很多、开会时间很长的会议。开会时每个人都得发言,开会后要跟进制定的计划。

大家都是互联网、高科技公司,可以多开发有利于提升工作效率的小工具,比如火山引擎智能数据洞察(ABI),通过 ABI 搭建常用业务经营分析和日/周/月报,可将数据通过飞书推送到跨部门群,多部门可对异常数据进行标注,并从不同视角拆解归因问题,再划分人员对问题进行跟进解决,实现数据化在线协同办公。

居家办公,尽量不要在下班时间找同事谈论工作的事情,大家都有除了生活之外的其他事情,如果下班时间还得工作,那么一旦上班和生活没有区分开,上班就可能干其他事情。

四、文档、报表如何在线协作编辑?

  1. 一定要分配好权限,根据职责给合理的权限。
  2. 及时备份,因为历史版本可能很多,回滚也比较麻烦,或者给每个大改动的历史版本命名。
  3. 将文档、报表交给别人协作时,一定要先规划好什么地方该填些什么,不然最后可能乱套了!我之前就遇到过一个文档没规划好,最文档乱得一塌糊涂,最后还得花时间重新整理,浪费了好多时间!

五、其他一些思考

其实我是很喜欢远程办公的,没有大把的通勤时间,可以把这部分时间用来运动、看书、或者干一些其他事情。然后因为家里有其家人,如何让家人知道你在工作,不要进来打扰你这是一个很重要的事情,我的经验是在门外放置一个显眼的标志物,工作时怎么样,不工作时怎么样。

还有远程办公需要一定的自律。因为没有上司盯着,没有同事的办公氛围,很容易分神、分心。需要给自己制定一些短期和长期的计划。

然后就是要保证作息规律,刚开始远程办公,我们可以会晚睡晚起,建议一定要调整好作息。

六、办公利器推荐

1、notion

有人说得好,Notion= Typora + TodoList + Excel + 个人博客 +视频音频录音+团队协作+所有你能想到的。

基本上手机、PC、WEB各端都打通了,十分方便!

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最重要的是Notion还可以多人协作,某资讯翻译团队就使用的是notion协作。

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2、飞书、腾讯文档、石墨文档

我用过比较多的这三都还行,但是感觉还是不如notion,哈哈哈哈。

其中飞书用的最多,感觉腾讯文档打开比较慢,也比较容易卡顿,而飞书比较流畅,UI也比较好看。

3、番茄钟

尝试了解自己工作能够专注的最长时间是多少,设置75%的时间作为一个番茄钟,然后一个番茄钟休息五分钟。番茄钟可以帮助你量化工作时间,了解自己的工作效率,自己一天可以干多少事情。番茄钟配合任务清单比较好,可以了解自己干什么事情用了多长时间,也能带有目的的去做事情。

4. 升降桌

这个还是十分有必要的,坐久了最后还是站起来办公一下。比如我在学校就肩疼,在家就脖子疼,就是身高与两个地方的桌子高度都不太搭配的原因。

5. Tracup

这是一款Bug管理工具。还是挺好用的,可以很好的帮助了解项目进度,缺点是要收费,我也就用过很短一段时间。

文章来源:https://xie.infoq.cn/article/cf070031fcb64da4771e5af34

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